Scholen in Zeeland zetten nieuwe stap in inkoopsamenwerking

22 september, 2017

Het Dienstencentrum Centrum Onderwijs (DCO) start met  ‘DCO Inkoopplein-XL’, een gezamenlijk systeem voor inkoop- en contractprocessen voor alle scholen in Zeeland.  Op 28 september a.s. ondertekenen de eerste tien DCO-leden de overeenkomst met Proquro om in 2018 het systeem te implementeren.

Scholen voor voortgezet, middelbaar en hoger beroepsonderwijs in Zeeland werken steeds meer samen om de kwaliteit en kosten van  hun ondersteunende diensten te optimaliseren. Door gebruik te maken van hun gezamenlijke kennis en schaalgrootte kunnen zij een zo groot mogelijk deel van hun inkomsten en inspanningen besteden aan het onderwijs zelf. Met dat doel hebben vijftien onderwijsinstellingen  in 2007 de vereniging DCO opgericht. Sindsdien zijn DCO-netwerken met succes actief op gebieden als personeelszaken, kwaliteit en inkoop. In onze regio met krimpende studentenaantallen wordt samenwerken om kosten te reduceren steeds belangrijker. Onder de titel DCO 3.0 ontwikkelt het bestuur van het DCO initiatieven om de samenwerking op een hoger niveau te brengen.

Eén van die initiatieven is de realisatie van een gezamenlijk systeem om inkoopprocessen te stroomlijnen. Voor het inkoopnetwerk van het DCO is dit een logische en noodzakelijke volgende stap. Zij organiseren gezamenlijke aanbestedingen en contracteren leveranciers op allerlei gebieden voor de deelnemende scholen, van schoonmaak tot ICT en arbodiensten. Die samenwerking is zeer succesvol gebleken. Zij hebben echter ook geleerd dat zij met het managen van die contracten dezelfde verbeterslag moeten maken om de besparingen structureel te realiseren in de jaren dat die contracten lopen.  Ook het efficiënt inrichten en beheersen van de hele inkoopketen van bestellen tot betalen van de factuur kan en moet beter. De meeste individuele onderwijsinstellingen in Zeeland missen echter de schaalgrootte en kennis om die stap te maken.  

Het DCO lost dat op door met ‘DCO Inkoopplein-XL’ een gezamenlijk systeem voor inkoop- en contractprocessen in te richten. Na een uitgebreid voorbereidingstraject heeft het DCO deze zomer marktleider Proquro gecontracteerd als leverancier van het systeem, in samenwerking met Negometrix voor integratie van de aanbestedingsprocessen. De eerste tien DCO-leden ondertekenen 28 september a.s. de overeenkomst met Proquro om in 2018 het systeem te implementeren. 

Het project Inkoopplein-XL is bijzonder omdat realisatie van een dergelijk systeem met de combinatie van enerzijds de gewenste synergie voor het netwerk en anderzijds de autonomie voor de individuele leden nieuw is, tenminste voor inkoopnetwerken in Nederland. Voor DCO 3.0 is de symbolische betekenis van dit project dat voor het eerst de belemmering van de diversiteit van de ondersteunende systemen van de individuele scholen wordt doorbroken.

Inkoopplein-XL biedt ook mogelijkheden voor het MKB in Zeeland om kansrijker en efficiënter te zijn in het deelnemen aan aanbestedingen en het proces van bestellen en factureren wat er op volgt. Geselecteerde en gecontracteerde leveranciers hebben straks één platform voor minstens tien Zeeuwse onderwijsinstellingen, waarop zij hun catalogi kunnen plaatsen, webshops kunnen koppelen  en bestellingen en facturen zo geautomatiseerd mogelijk kunnen afhandelen. Dat is winst voor alle betrokken partijen.