Blog Hendrik-Jan van Arenthals: Procedure

2 november, 2016

Zo gaat dat nu eenmaal... Het is zomer. De verveling heeft toegeslagen. Mijn compagnie, de 105 Vouwbrug, onderdeel van de genietroepen in Wezep, krijgt daarom opdracht van de commandant om een paar grote loodsen te verven; geheel volgens het onderhoudsplan. Mijn uitdagende taak als verpleger, ofwel ‘hospik’, varieert van het uitreiken van een paracetamolletje vanwege de verflucht tot het aanbrengen van een  zwachtel vanwege een wankele ladder. Het spul staat eind augustus net weer keurig in de verf wanneer er groot materieel de Margrietkazerne oprijdt. Ergens is een ander plan in werking getreden. De loodsen moeten vervangen en daarom gesloopt worden.

Jaren later begrijp ik, dat dit mijn eerste ervaring van een staaltje ‘ambtelijke cultuur’ was. Alles draait om controle, beheersing en verantwoording. Procedures en protocollen zijn het ambtelijke antwoord op de angst die controle ook maar een beetje te verliezen. Cijfers zijn belangrijk. Veranderingen, ontwikkelingen beginnen meestal met een ‘stuk’, met een document. Dat gaat soms zo ver, dat men binnen de ambtelijke cultuur het idee heeft dat wanneer alles ‘op papier staat’, het daarmee geregeld is. Men gaat ervan uit dat het dan ook daadwerkelijk gebeurt. De ultieme PDCA-cirkel is de ultieme procedure en garantie voor kwaliteit, voor resultaat. En wanneer, hoe is het toch mogelijk, de C en de A, ‘check’ en ‘act’, niet uit de verf komen, worden ze eenvoudigweg in het systeem ingebouwd.

We proberen op Scalda steeds meer kenmerken te vertonen van een professionele cultuur. Dat valt niet altijd mee. Onze omvang vraagt om een degelijke organisatie. Onze historie spoort ons aan, onze financiën te beheersen. Onze overheid koppelt steeds meer bekostiging rechtstreeks aan onze prestaties. Dan is de neiging groot om alles in systemen te willen vatten. Control op control op control, als het moet. In een professionele cultuur is er ‘erkende ongelijkheid’. Jij krijgt de professionele ruimte om te doen waar je verantwoordelijk voor bent. Ruimte is er binnen grenzen, fouten maken mag binnen kaders. De ‘harde randvoorwaarden’ zijn ‘in control’ en alleen daarbinnen kunnen mensen zich ontwikkelen en wordt aan innovatie gewerkt.

Echte innovatie is in een ambtelijke cultuur nauwelijks mogelijk; hoogstens het ontwikkelen van zaken die binnen het systeem gepland worden. Er is in de ambtelijke cultuur sprake van een duidelijke, bepalende hiërarchie. In militaire dienst liep ik daar als jong kereltje al tegenaan. In het onderwijs wil ik op zoek gaan naar professionaliteit, naar vakmensen die hun rol pakken zonder zich te verschuilen achter systemen en procedures.

Ze hebben het meermalen gezegd: haal je kluisjes leeg vóór de jaarafsluiting, anders doen wij het. Bij de mbo-opleiding Art & Design, ergens in het noorden van het land, hebben ze duidelijke regels. Dat moet ook wel, om het beheersbaar te houden. De hiërarchie is duidelijk. Zodra de studenten zomervakantie vieren, is de procedure voor de vestigingsstaf klip en klaar. Ze halen alle kluisjes leeg en gooien de inhoud subiet in de container: boeken, mappen, verf. Alleen de duurdere kwastensets gaan naar het magazijn. Na de vakantie is iedereen – niet alleen de vergeetachtige en lakse student, maar ook degene die in het ziekenhuis lag, in het buitenland op stage was of een tijdje in de gevangenis had gebivakkeerd – alles kwijt. Zo gaat dat nu eenmaal...